หลักการสัมภาษณ์

ขั้นตอนและหลักการเกี่ยวกับการสัมภาษณ์

การสัมภาษณ์งานที่ดีนั้นมีหลักการที่ควรยึดถือหลาย ๆ ประการที่จะช่วยให้การดำเนินการสัมภาษณ์ประสบผลความสำเร็จไปด้วยดี หลักการต่าง ๆ เหล่านี้เราสามารถอธิบายให้ทราบได้ในขั้นตอนกระบวนการ ของการสัมภาษณ์ดังนี้คือ

1. ขั้นของการเตรียมการ (Preparation)

2.  การจัดสภาพแวดล้อมสำหรับการสัมภาษณ์ (Setting)

3.  การกำกับและดำเนินการสัมภาษณ์ (Conduct of the interview)

4.  ขั้นของการปิดสัมภาษณ์ (Close)

5.  ขั้นของการประเมินการสัมภาษณ์ (Evaluation)

ขั้นตอนและหลักการเกี่ยวกับการสัมภาษณ์

1.  การเตรียมการสัมภาษณ์

ก่อนที่จะดำเนินการทำการสัมภาษณ์พนักงานนั้น ผู้ทำการสัมภาษณ์ควรจะได้มีการเตรียมพร้อมการในสิ่งต่าง ที่จำเป็นสำหรับการสัมภาษณ์เป็นอย่างมากให้พร้อมเพรียง สิ่งเหล่านี้รวมไปถึงการกำหนดเวลาไว้ล่วงหน้า  ที่จำเป็นจะต้องมีไว้พร้อมก่อนดำเนินการสัมภาษณ์ ในขั้นของการเตรียมการนี้ควรจะได้พิจารณาจัดเตรียมและจัดทำเรื่องต่าง ๆ ที่สำคัญต่อไปนี้คือ

ก.) ควรจะได้มีการกำหนดเป้าหมายที่ถูกต้องและต้องการของการดำเนินการสัมภาษณ์ กล่าวคือ การได้กำหนดเป้าหมายหรือทบทวนและพิจารณาถึงสิ่งที่ต้องการในการสัมภาษณ์ ย่อมจะช่วยให้มีโอกาสที่จะทำการสัมภาษณ์ได้ดีขึ้น และช่วยให้เข้าใจได้ว่ามีข้อมูลประการใดบ้างที่ควรจะเสาะหาจากการ ทำการสัมภาษณ์จึงจะได้ประโยชน์ที่สุด

ข.) ควรจะได้มีการกำหนดวิธีการสัมภาษณ์ ที่จะช่วยให้สามารถบรรลุได้ตามเป้าหมายดังกล่าว ในที่นี้ก็คือควรที่จะต้องตัดสินใจหรือตกลงใจเกี่ยวกับวิธีที่จะเลือกใช้ในการสัมภาษณ์ ซึ่งความเหมาะสม ของแต่ละวิธีของการสัมภาษณ์นั้นย่อมขึ้นอยู่กับเงื่อนไขกรณีต่าง ๆ

ค.) ควรจะต้องให้พร้อมในเรื่องของข้อมูลพื้นฐานที่เกี่ยวกับผู้ที่จะเข้าทำการสัมภาษณ์ ซึ่งในที่นี้ก็คือการต้องศึกษาข้อมูลรายละเอียดจากแบบฟอร์มใบสมัครให้ชัดแจ้งและเข้าใจเสียก่อน

2.  การจัดเตรียมสภาพแวดล้อมสำหรับการสัมภาษณ์

การจัดเตรียมสภาพแวดล้อมในการสัมภาษณ์นี้ ในทางปฎิบัติอาจจะมิใช่ขั้นตอนที่แยกจากกระบวนการสัมภาษณ์ แต่อย่างไรก็ ตามสิ่งเหล่านี้มองในแง่ของสภาพแวดล้อมทางวัตถุจริง ๆ ก็ควรจะเป็นขอบเขตหนึ่งที่ควรจะต้อง พิจารณาเช่นกัน

ก.) สภาพแวดล้อมทางวัตถุหรือสถานที่ที่ใช้ในการสัมภาษณ์นั้น ลักษณะที่ดีควรจะต้องอยู่ในสภาพที่เป็นสัดส่วนเฉพาะและมีความสะดวกสบายตามสมควร ซึ่งย่อมจะช่วยให้เป็นบรรยากาศที่ดีและทำให้สะดวกสบายที่จะทำการสัมภาษณ์ ซึ่งย่อมจะมีผลไม่มากก็น้อยที่ช่วยให้การสัมภาษณ์ได้ผลสูงขึ้นในหลายที่ที่สภาพแวดล้อมไม่เหมาะสมนั้น สิ่งที่มักปรากฏอยู่เสมอคือ เสียงหนวกหู หรือมีคนนั่งอยู่ห้องข้างเคียง หรือมีเสียงโทรศัพท์กวนเข้ามาบ่อย ๆครั้ง หรืออาจจะเป็นสภาพซึ่งมีคนหนึ่งคือเลขานุการนั่งอยู่ด้วย โดยทำให้ขาดความเป็นส่วนตัวไป ซึ่งการสัมภาษณ์ย่อมจะไม่เป็นไปในทางเปิดเผยเท่าที่ควร

ข.) สภาพแวดล้อมทางความคิดจิตใจ นั่นคือเรื่องราวที่เกี่ยวข้องกับบรรยากาศของผู้ทำการสัมภาษณ์ที่สร้างขึ้น กล่าวคือ การมีอัธยาศัยเป็นกันเองและไม่รีบร้อนขึงขังจนเกินไปในการสนทนาในครั้งแรก ย่อมจะมีส่วนช่วยให้เกิดบรรยากาศที่ดีที่จะไม่ตึงเครียด นอกจากนี้การมีการพูดโดยให้รู้สึกสบายและส่งเสริมผู้เข้าทำการสัมภาษณ์ให้ร่วมพูดคุยก็จะก่อให้เกิดบรรยากาศที่ราบเรียบในการสัมภาษณ์ด้วย กล่าวโดยสรุป การจัดสภาพแวดล้อมในการสัมภาษณ์นั้นควรจะต้องมีความพร้อมใน ประการต่าง ๆ ทั้งในแง่ของความเป็นส่วนตัวและความสะดวกสบาย การสร้างบรรยากาศง่าย ๆ ให้เหมือนกับการพักผ่อน การเริ่มต้นเปิดการสัมภาษณ์โดยไม่เป็นทางการและกันเอง รวมตลอดทั้งการพยายามจัดให้มีสภาพการณ์ที่สามารถเก็บรักษาความลับได้ดีรวมไปถึงการต้องให้ปลอดจากการถูกรบกวนด้วยประการต่าง ๆ เหล่านี้ ล้วนเป็นสิ่งสำคัญของบรรยากาศของการสัมภาษณ์ที่ควรจะจัดให้ถูกต้อง

ขั้นตอนและหลักการเกี่ยวกับการสัมภาษณ์

3.  การดำเนินการสัมภาษณ์

หลักสำคัญของการดำเนินการสัมภาษณ์ที่สำคัญยิ่งก็คือ การยึดถือหลักของการเป็น “ผู้ฟังที่ดี” กล่าวคือ ไม่ว่าจะเป็นการสัมภาษณ์ด้วยวิธีใด ๆ ก็ตาม การตั้งใจฟังเรื่องผู้สมัครตอบกลับมานั้นนับว่าเป็นเรื่องที่สำคัญยิ่ง และอาจจะเป็นเรื่องที่ทำได้ยาก ทั้งนี้เพราะการเป็นผู้ฟังนั้น จะต่างกับความเป็นนายคนที่เคยชินอยู่ นั่นคือเคยแต่สั่งไปยังลูกน้องและให้ลูกน้องต้องฟัง ลักษณะที่ดีของการดำเนินการสัมภาษณ์ตามหลักของการต้องเป็นผู้ฟังที่ดีนั้นก็คือ ควรจะต้องมีการสนใจฟัง เพื่อจะเก็บรวบรวมข้อมูลที่สำคัญและเพื่อที่จะแก้ไขความเข้าใจผิดต่าง ๆ ให้ลุล่วงไปและรวมถึงการรู้จักฟัง สิ่งที่แต่ละคนได้แสดงความรู้สึกออกมา รวมทั้งการตื่นตัวและคล่องตัวในขณะดำเนินการสัมภาษณ์

4.  การปิดการสัมภาษณ์

เมื่อการสัมภาษณ์สิ้นสุดลง สิ่งที่ต้องทำในขั้นของการปิดการ

สัมภาษณ์นั้นก็คือ

ก. ผู้ทำการสัมภาษณ์ ควรจะได้แสดงสัญญลักษณ์หรือสิ่งบอกเหตุบางอย่างที่จะช่วยให้ผู้ถูกสัมภาษณ์ได้เข้าใจว่าเรื่องราวที่สัมภาษณ์นั้นได้จบลงแล้ว ซึ่งจะช่วยให้การปิดการสัมภาษณ์สำเร็จลงด้วยความพอใจของผู้สมัครที่จะไม่เกิดการประหม่าและพูดเกินเวลาไปอันเป็นการเสียมารยาท

ข. ถ้าหากทำได้ ควรจะได้มีการบอกกล่าวแก่ผู้สมัครหรือผู้ถูกสัมภาษณ์เกี่ยวกับสิ่งที่จะต้องทำต่อไปหรือที่ต้องดำเนินการในขั้นต่อไป เช่น การที่จะต้องให้เซ็นชื่อหรือการให้กลับมาฟังผลเมื่อใด หรือจะส่งผลให้ทราบโดยวิธีการอย่างไร เป็นต้น

5.  เมื่อปิดการสัมภาษณ์ลงแล้ว ขั้นสุดท้ายที่จะต้องทำก็คือการที่จะต้อง พิจารณาเรื่องที่จะทำการสัมภาษณ์ ทั้งหมดและนึกคิดย้อนทบทวนกลับไปและพิจารณารวมผล ตลอดจนการประเมินผลความสำเร็จของการสัมภาษณ์ที่ได้กระทำไปแล้วจนสิ้นสุดลงนั้นด้วย

ขั้นตอนและหลักการเกี่ยวกับการสัมภาษณ์