5 ขั้นตอนการเตรียมการสัมภาษณ์
หลักการสัมภาษณ์

5 ขั้นตอนการเตรียมการสัมภาษณ์

การที่เป็นฝ่ายถูกสัมภาษณ์งานนั้นเรามีข้อมูลให้ท่านแล้ว แต่วันนี้เรามาทำความเข้าใจกับขั้นตอนของผู้ที่ทำการสัมภาษณ์กันดีกว่า ว่าก่อนที่จะเริ่มสัมภาษณ์พนักงานสักคนต้องทำการอย่างไร และเตรียมการอย่างไร

5 ขั้นตอนการเตรียมการสัมภาษณ์

การสัมภาษณ์ที่ดีนั้นมีหลักการที่ควรยึดถือหลาย ๆ ประการที่จะช่วยให้การดำเนินการสัมภาษณ์ประสบผลความสำเร็จด้วยดี หลักการต่าง ๆ เหล่านี้สามารถอธิบายให้ทราบได้ในขั้นตอนกระบวนการ ของการสัมภาษณ์ดังนี้คือ

5 ขั้นตอนการเตรียมการสัมภาษณ์

1. ขั้นของการเตรียมการ (Preparation)

2. การจัดสภาพแวดล้อมสำหรับการสัมภาษณ์ (Setting)

3. การกำกับและดำเนินการสัมภาษณ์ (Conduct of the interview)

4. ขั้นของการปิดสัมภาษณ์ (Close)

5. ขั้นของการประเมินการสัมภาษณ์ (Evaluation)

1. การเตรียมการสัมภาษณ์

ก่อนที่จะดำเนินการทำการสัมภาษณ์พนักงานนั้น ผู้ทำการสัมภาษณ์ควรจะได้มีการเตรียมการในสิ่งต่าง ๆ ที่จำเป็นสำหรับการสัมภาษณ์ให้พร้อมเพรียง สิ่งเหล่านี้รวมไปถึงการกำหนดเวลาไว้ล่วงหน้า ตลอดจนการได้พิจารณาสิ่งต่าง ๆ ที่จำเป็นจะต้องมีไว้พร้อมก่อนดำเนินการสัมภาษณ์ ในขั้นของการเตรียมการนี้ควรจะได้พิจารณาจัดเตรียมและจัดทำเรื่องต่าง ๆ ที่สำคัญต่อไปนี้คือ

ก.) ควรจะได้มีการกำหนดเป้าหมายที่ต้องการของการดำเนินการสัมภาษณ์ กล่าวคือ การได้กำหนดเป้าหมายหรือทบทวนและพิจารณาถึงสิ่งที่ต้องการในการสัมภาษณ์ ย่อมจะช่วยให้มีโอกาสที่จะทำการสัมภาษณ์ได้ดีขึ้น และช่วยให้เข้าใจได้ว่ามีข้อมูลประการใดบ้างที่ควรจะเสาะหาจากการ ทำการสัมภาษณ์จึงจะได้ประโยชน์ที่สุด ที่จะนำมาพิจารณาได้ในภายหลัง

ข.) ควรจะได้มีการกำหนดวิธีการสัมภาษณ์ ที่จะช่วยให้สามารถบรรลุได้ตามเป้าหมายดังกล่าว ในที่นี้ก็คือควรที่จะต้องตัดสินใจหรือตกลงใจเกี่ยวกับวิธีที่จะเลือกใช้ในการสัมภาษณ์ ซึ่งความเหมาะสม ของแต่ละวิธีของการสัมภาษณ์นั้นย่อมขึ้นอยู่กับเงื่อนไขกรณีต่าง ๆ เช่น ขึ้นอยู่กับจำนวนของผู้ที่จะเข้าทำการสัมภาษณ์ เป็นต้น ซึ่งในที่นี้ย่อมเกี่ยวข้องโดยตรงกับวิธีการสัมภาษณ์ด้วยอย่างแน่นอน ซึ่งอาจจะต้องจัดเป็นการสัมภาษณ์เป็นคู่ ๆ ทีละคนระหว่างผู้ทำการสัมภาษณ์และผู้สมัคร หรืออาจจะเป็นการสัมภาษณ์ครั้งเดียวเป็นชุดหรือทำการสัมภาษณ์หลาย ๆ เรื่องโดยหลาย ๆ คน หรืออาจจะเป็นการสัมภาษณ์โดยใช้คณะกรรมการสัมภาษณ์เป็นกลุ่ม เป็นต้น

ค.) ควรจะต้องให้พร้อมในเรื่องของข้อมูลพื้นฐานที่เกี่ยวกับผู้ที่จะเข้าทำการสัมภาษณ์ ซึ่งในที่นี้ก็คือการต้องศึกษาข้อมูลรายละเอียดจากแบบฟอร์มใบสมัครให้ชัดแจ้งและเข้าใจเสียก่อน

2. การจัดเตรียมสภาพแวดล้อมสำหรับการสัมภาษณ์

การจัดเตรียมสภาพแวดล้อมในการสัมภาษณ์นี้ ในทางปฎิบัติอาจจะมิใช่ขั้นตอนที่แยกจากกระบวนการสัมภาษณ์ แต่อย่างไรก็ ตามสิ่งเหล่านี้มองในแง่ของสภาพแวดล้อมทางวัตถุจริง ๆ ก็ควรจะเป็นขอบเขตหนึ่งที่ควรจะต้อง พิจารณาเช่นกัน สภาพแวดล้อมในการสัมภาษณ์นั้น อาจจะแยกออกได้เป็น 2 ชนิด คือ สภาพแวดล้อมทางวัตถุและที่เป็นสภาพแวดล้อมทางความคิด

ก.) สภาพแวดล้อมทางวัตถุหรือสถานที่ที่ใช้ในการสัมภาษณ์นั้น ลักษณะที่ดีควรจะต้องอยู่ในสภาพที่เป็นสัดส่วนเฉพาะและมีความสะดวกสบายตามสมควร ซึ่งย่อมจะช่วยให้เป็นบรรยากาศที่ดีและทำให้สะดวกสบายที่จะทำการสัมภาษณ์ ซึ่งย่อมจะมีผลไม่มากก็น้อยที่ช่วยให้การสัมภาษณ์ได้ผลสูงขึ้นในหลายที่ที่สภาพแวดล้อมไม่เหมาะสมนั้น สิ่งที่มักปรากฏอยู่เสมอคือ เสียงหนวกหู หรือมีคนนั่งอยู่ห้องข้างเคียง หรือมีเสียงโทรศัพท์กวนเข้ามาบ่อย ๆครั้ง หรืออาจจะเป็นสภาพซึ่งมีคนหนึ่งคือเลขานุการนั่งอยู่ด้วย โดยทำให้ขาดความเป็นส่วนตัวไป ซึ่งการสัมภาษณ์ย่อมจะไม่เป็นไปในทางเปิดเผยเท่าที่ควร

ข.) สภาพแวดล้อมทางความคิดจิตใจ นั่นคือเรื่องราวที่เกี่ยวข้องกับบรรยากาศของผู้ทำการสัมภาษณ์ที่สร้างขึ้น กล่าวคือ การมีอัธยาศัยเป็นกันเองและไม่รีบร้อนขึงขังจนเกินไปในการสนทนาในครั้งแรก ย่อมจะมีส่วนช่วยให้เกิดบรรยากาศที่ดีที่จะไม่ตึงเครียด นอกจากนี้การมีการพูดโดยให้รู้สึกสบายและส่งเสริมผู้เข้าทำการสัมภาษณ์ให้ร่วมพูดคุยก็จะก่อให้เกิดบรรยากาศที่ราบเรียบในการสัมภาษณ์ด้วย กล่าวโดยสรุป การจัดสภาพแวดล้อมในการสัมภาษณ์นั้นควรจะต้องมีความพร้อมใน ประการต่าง ๆ ทั้งในแง่ของความเป็นส่วนตัวและความสะดวกสบาย การสร้างบรรยากาศง่าย ๆ ให้เหมือนกับการพักผ่อน การเริ่มต้นเปิดการสัมภาษณ์โดยไม่เป็นทางการและกันเอง รวมตลอดทั้งการพยายามจัดให้มีสภาพการณ์ที่สามารถเก็บรักษาความลับได้ดีรวมไปถึงการต้องให้ปลอดจากการถูกรบกวนด้วยประการต่าง ๆ เหล่านี้ ล้วนเป็นสิ่งสำคัญของบรรยากาศของการสัมภาษณ์ที่ควรจะจัดให้ถูกต้อง

3. การดำเนินการสัมภาษณ์

หลักสำคัญของการดำเนินการสัมภาษณ์ที่สำคัญยิ่งก็คือ การยึดถือหลักของการเป็น “ผู้ฟังที่ดี” กล่าวคือ ไม่ว่าจะเป็นการสัมภาษณ์ด้วยวิธีใด ๆ ก็ตาม การตั้งใจฟังเรื่องผู้สมัครตอบกลับมานั้นนับว่าเป็นเรื่องที่สำคัญยิ่ง และอาจจะเป็นเรื่องที่ทำได้ยาก ทั้งนี้เพราะการเป็นผู้ฟังนั้น จะต่างกับความเป็นนายคนที่เคยชินอยู่ นั่นคือเคยแต่สั่งไปยังลูกน้องและให้ลูกน้องต้องฟัง ลักษณะที่ดีของการดำเนินการสัมภาษณ์ตามหลักของการต้องเป็นผู้ฟังที่ดีนั้นก็คือ ควรจะต้องมีการสนใจฟัง เพื่อจะเก็บรวบรวมข้อมูลที่สำคัญและเพื่อที่จะแก้ไขความเข้าใจผิดต่าง ๆ ให้ลุล่วงไปและรวมถึงการรู้จักฟัง สิ่งที่แต่ละคนได้แสดงความรู้สึกออกมา รวมทั้งการตื่นตัวและคล่องตัวในขณะดำเนินการสัมภาษณ์

4. การปิดการสัมภาษณ์

เมื่อการสัมภาษณ์สิ้นสุดลง สิ่งที่ต้องทำในขั้นของการปิดการ

สัมภาษณ์นั้นก็คือ

ก.) ผู้ทำการสัมภาษณ์ ควรจะได้แสดงสัญญลักษณ์หรือสิ่งบอกเหตุบางอย่างที่จะช่วยให้ผู้ถูกสัมภาษณ์ได้เข้าใจว่าเรื่องราวที่สัมภาษณ์นั้นได้จบลงแล้ว ซึ่งจะช่วยให้การปิดการสัมภาษณ์สำเร็จลงด้วยความพอใจของผู้สมัครที่จะไม่เกิดการประหม่าและพูดเกินเวลาไปอันเป็นการเสียมารยาท

ข.) ถ้าหากทำได้ ควรจะได้มีการบอกกล่าวแก่ผู้สมัครหรือผู้ถูกสัมภาษณ์เกี่ยวกับสิ่งที่จะต้องทำต่อไปหรือที่ต้องดำเนินการในขั้นต่อไป เช่น การที่จะต้องให้เซ็นชื่อหรือการให้กลับมาฟังผลเมื่อใด หรือจะส่งผลให้ทราบโดยวิธีการอย่างไร เป็นต้น

5. เมื่อปิดการสัมภาษณ์ลงแล้ว

ขั้นสุดท้ายที่จะต้องทำก็คือการที่จะต้องพิจารณาเรื่องที่จะทำการสัมภาษณ์ทั้งหมดและนึกคิดย้อนทบทวนกลับไปและพิจารณารวมผล ตลอดจนการประเมินผลความสำเร็จของการสัมภาษณ์ที่ได้กระทำไปแล้วจนสิ้นสุดลงนั้นด้วย